Probleme beim Dokumententausch (2): Word und Schriften

Dienstag, 19. Dezember 2006, 11.01 Uhr | Giesbert Damaschke

Am Freitag erzählte ich Ihnen von einem kleinen Problem beim Dokumentenaustausch zwischen zwei verschiedenen Systemen. Ein Word-Dokument, das auf einem Windows-XP-Rechner erzeugt wurde, konnte auf einem Mac-Rechner nicht korrekt angezeigt werden, da eine bestimmte Schrift fehlte.

Daraufhin schrieb mir Leser Piotr A. aus Essen und fragte, ob man „exotische Schriften“ nicht einfach in das Word-Dokument einbetten und so zusammen mit dem Dokument weitergeben könne. Damit müssten sich ja die erwähnten Probleme lösen lassen.

Theoretisch hat Herr A. Recht, in der Praxis stolpert man dabei allerdings auch über einige Probleme. Gehen wir der Sache einmal auf den Grund.

Word-Dokumente auf verschiedenen Systemen

Damit ein Word-Dokument nicht nur auf dem Computer, auf dem es erzeugt wurde, angezeigt werden kann, müssen auf dem fremden System zwei Bedingungen erfüllt sein.

1. Zum einen muss es ein Programm geben, das Word-Dokumente fehlerfrei öffnen kann (im Idealfall ist das Word),
2. zum anderen müssen alle eingebundenen Objekte verfügbar sein, also etwa alle benutzten Bilder und Grafiken und natürlich auch alle benutzten Schriften.

Die erste Bedingung ist meist sehr leicht zu erfüllen. Schließlich gehört Word zur Standardsoftware auf Windows-Rechner und wo Word fehlt findet sich fast immer ein Programm, das Word-Dokumente mehr oder weniger korrekt öffnen kann.

Mit der zweiten Bedingung sieht es da allerdings schon ein wenig anders aus. Zwar kann man benutzte Grafiken zusammen mit dem Dokument weitergeben – aber wie steht es mit den Schriften?

Schriften in Word-Dokumente einbetten

Das Problem war natürlich auch den Word-Programmierern bewusst und sie haben sich etwas einfallen lassen: So, wie man Grafiken einbinden kann, kann man auch Schriften als Bestandteil des Dokuments weitergeben.

Stehen auf dem Zielrechner die benutzten Schriften nicht zur Verfügung, dann können die mitgelieferten Schriften benutzt werden.

Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie im Menü den Eintrag Extras > Optionen auf.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Speichern.
3. Im Abschnitt Speicheroptionen aktivieren Sie den Eintrag TrueType-Schriftarten einbetten.

Wenn Sie nun einen TrueType-Font benutzen, der nicht zu den allgemeinen Systemschriften gehört (von denen man voraussetzen kann, dass sie auf jedem System verfügbar sind), so bindet Word diesen Font ins Dokument ein. Geben Sie die Word-Datei weiter, so geben Sie automatisch auch die benötigten Fonts weiter. Theoretisch.

Eingebettete Schriften in der Praxis

In der Theorie funktioniert das also ganz einfach. Und zwischen zwei Windows-Systemen und Word auch recht oft in der Praxis. Doch es gibt leider ein paar Stolperfallen, die diese Option zu einem unsicheren Kandidaten werden lassen.

• Öffnen Sie ein Word-Dokument mit eingebetteten Schriften nicht auf einem Windows-Rechner oder nicht mit Word, so geht die Font-Weitergabe oft schief.
• Obendrein können Sie gar nicht alle Fonts auf Ihrem System einfach so weitergeben. Denn auch für Schriften gilt das Urheberrecht – und wenn der Urheber die Weitergabe seiner Schrift untersagt hat, dann kann Word die Font-Datei auch nicht einbinden.

Leider teilt einem Word nicht mit, ob das Einbinden einer Schrift geklappt hat oder nicht. Hier bleibt als einziges Merkmal nur der Dateiumfang. Ein Dokument mit eingebundener Schrift ist umfangreicher als das gleiche Dokument ohne Fonts.

Microsofts Schriften-Werkzeug

Wenn Sie genauer und auch ohne Abspeichern wissen möchten, ob Sie einen Font einbinden können, hilft ein kostenloses Tool von Microsoft weiter.

Die Microsoft OpenTyp Font Properties Extension ist kleines Add-On, mit dem das Eigenschaften-Menü der Schriftdateien ganz erheblich erweitert wird.

Klicken Sie nach der Installation des Tools mit der rechten Maustaste auf eine Font-Datei, so haben Sie nun nicht nur Zugriff auf die beiden Standard-Registerkarten Allgemein und Dateiinfo, sondern auf elf verschiedene Karten. In unserem Fall interessiert uns nur die Karte Embedding. Denn hier erfahren Sie, ob Sie den gewählten Font einbinden dürfen oder nicht.

Dabei gibt es vier verschiedene Stufen:

• Installable embedding allowed: Sie dürfen die Schriftdatei nicht nur Ihrem Dokument beifügen, sondern der Font darf auch auf dem Zielsystem installiert werden.
• Editable embedding allowed: Eine Schriftdatei darf eingebettet werden, wird auf dem Zielsystem aber nur temporär installiert. So kann der Empfänger das Dokument mit den richtigen Fonts anzeigen und auch bearbeiten.
• Print & Preview embedding allowed: Die Schriftdatei darf eingebettet werden, kann auf dem Zielsystem aber lediglich angezeigt und ausgedruckt werden. Eine Bearbeitung des Dokuments ist mit diesem Font nicht möglich.
• Restricted licence embedding: Sie dürfen den Font nicht einbetten oder weitergeben.

Zusammenfassung

Damit die Weitergabe eingebundener Fonts so funktioniert, wie man sich das vorstellt, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

1. Das weitergegebene Dokument wird auf einem Windows-Rechner mit einer aktuellen Word-Version geöffnet.
2. Die benutzten Fonts müssen mindestens angezeigt und ausgedruckt werden können.

Alles andere geht mit hoher Wahrscheinlichkeit schief.