Etwas aus dem Rechnungswesen

Mittwoch, 17. Oktober 2007, 16.43 Uhr | Giesbert Damaschke

Eine der eher erfreulichen Aufgaben eines Freiberuflers besteht darin, Rechnungen an seine Kunden zu schreiben und zu verschicken. Dabei gehöre ich noch zu den etwas altmodischen Menschen, die diese Rechnungen auf Papier ausdrucken, unterschreiben, in einen Briefumschlag stecken, diesen frankieren und den Brief schließlich in den nächstgelegenen Briefkasten werfen.

Dabei ist das ja eigentlich völlig überflüssig, man könnte die Rechnung ja auch genau so gut, wie einige meiner Kollegen, als PDF-Datei verschicken. Aber ich hänge ein wenig an den althergebrachten Methoden – sie geben meiner Arbeit, die sich ja überwiegend im virtuellen Raum abspielt, ein wenig Erdenschwere und machen sie für mich damit ein Stück realer. Es fühlt sich gewissermaßen “echter” an.

Meine Kollegen, die ihre Rechnungen seit einiger Zeit per PDF verschicken, machen sich gelegentlich über meine sentimentale Ader lustig, aber wie es so geht – wer zuletzt lacht, lacht am besten.

Denn heute trudelte eine Pressemitteilung der Retarus GmbH ein, die sich mit diesem Thema beschäftigt. Quintessenz: PDF-Rechnungen müssen entweder mit einem aufwändigen Verfahren digital signiert werden, oder sie sind ungültig. Bei einer Steuerprüfung kann es passieren, dass der Vorsteuerabzug vom Finanzamt rückwirkend nicht anerkannt wird und vom Unternehmen zurück gezahlt werden muss.

Auch der Ausdruck einer PDF-Rechnung hilft da auch nicht weiter, das sei, so heißt es, nur schade um das Papier. Aus den Ausdrucken könne der Buchhalter auch Papierflugzeuge basteln, das Finanzamt erkennt sie jedenfalls nicht an.

Und hier ist die genaue Anleitung, wie man eine rechtsgültige Rechnung per PDF verschickt:

“Jede Rechnung, die auf elektronischem Wege übermittelt wird, muss vom Versender mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Der Empfänger muss diese Signatur vor Geltendmachung der Umsatzsteuer prüfen, die Prüfung dokumentieren und das PDF gemeinsam mit Signatur und Prüfprotokoll zehn Jahre elektronisch archivieren. Für das Finanzamt ist nur die PDF-Datei mit Signatur ein relevantes Rechnungsdokument. Der Rechnungsempfänger muss sie ihm auf Anfrage bereitstellen, die erfolgreiche Signaturprüfung nachweisen und sie gegebenenfalls noch einmal durchführen können.”

Für mich klingt da ja, als würde mit großen Kanonen auf sehr kleine Spatzen geschossen, aber ich habe es ja auch schon lange aufgegeben, die Logik der Finanzämter verstehen zu wollen.

Nur eine Frage beschäftigt mich: Wie will ein Steuerprüfer eigentlich feststellen, wo eine PDF-Datei ausgedruckt wurde? Wie unterscheidet sich ein Ausdruck auf meinem Drucker, den ich per Briefpost an einen Kunden schicke, von einem Ausdruck, den eben dieser Kunde von einer PDF-Datei macht, die ich ihm per E-Mail zukommen lasse?

Aber das ist auch keine Frage, die mich sonderlich umtreibt. Denn wie gesagt – ich bin beim Rechnungsversand ohnehin hoffnungslos altmodisch.